Når dit team ikke ser hinanden til daglig
Hvad er et team? Et team består af en række individer, som er gensidigt afhængige i deres opgaveløsning, og som sammen gennemlever udvikling og forandring, samtidig med at de løser opgaver og i fællesskab skaber resultater til gavn for organisationens overordnede målsætninger.
Hvad er så et spredt team? Et spredt team arbejder sammen om fælles mål, men ser ikke hinanden til daglig. De er gensidigt afhængige for at nå deres mål, og også gensidigt forpligtede, da de ikke kan nå målet individuelt, men kun i fællesskab. Er du leder eller projektleder for et spredt team, er dine største opgaver derfor at understøtte teamets sammenhængskraft, at definere og formidle teamets målsætninger, samt at facilitere og motivere til fremdrift – at sætte rammerne, understøtte processen og fastholde mål og retning. I det arbejde kan det være nyttigt for dig at kende til nogle af de processer, der typisk opstår i teams i deres levetid, ligesom du har brug for en struktureret model, som du sammen med teamet kan anvende til at afstemme forventninger og aftale spilleregler for teamets samarbejde på vej mod deres mål.
Det er din opgave at sikre, at teamets målsætning er kendt af den enkelte teammedarbejder, samt at det er tydeligt for den enkelte, hvordan målsætningen er relateret til organisationens overordnede målsætning – at indsatsen giver mening i forhold til noget større. Målsætningen brydes måske ned i delmål for at gøre den operationel og for at kunne fordele opgaverne indbyrdes i teamet. Medarbejderne skal kende egne og andres arbejdsforudsætninger, og hvad der konkret skal gøres for, at teamets mål skal nås.
Teamet består typisk af medarbejdere, der har komplementære kvalifikationer, og de er sammen som team, netop fordi de ikke er ens. For at forskellighederne ikke skal fremstå som en trussel, så hver holder på sin egen tilgang til verden, men i stedet bruges konstruktivt i samarbejdet, er det nødvendigt med en høj grad af tillid i teamet. Teamet skal have overblik over deres fælles kompetencer og være i stand til at identificere, når de har brug for tilførsel eller udvikling af nye. Teamsamarbejdet kræver, at individet er i stand til at være åben overfor andres tilgange til opgaver og processer og er villig til at bryde vaner og søge nye og anderledes veje og løsninger. Forskelligheden er styrken. Teamet skal samtidig kunne rumme, at der ind imellem begås fejl, og evaluere fejl som en del af lærings- og udviklingsprocessen.
I dit arbejde med det spredte team kan du med fordel arbejde med værktøjet 5R, dvs. teamets Rammer, Retning, Roller, Regler og Relationer.
Jo mere veldefinerede og tydelige Rammer teamet har, jo bedre vil det fungere. Det handler først og fremmest om de organisatoriske rammer, som angiver, i hvilken sammenhæng teamet skal arbejde, og hvilken relation teamet har til den øvrige organisation – om der fx er andre interessenter eller samarbejdspartnere, teamet skal tage højde for. Teamet udarbejder en mission eller et formål, så alle i udgangspunktet har den samme opfattelse af teamets eksistensberettigelse. Heraf vil også fremgå teamets grundlæggende opgaver, ansvar og kompetencer i organisationen.
I et spredt team er det særligt vigtigt klart og entydigt at angive og formidle Retning og skabe mening og sammenhæng i den indsats og det bidrag, medarbejderne yder. Og jo bedre teamet er til at fastsætte og nå deres udviklingsmål i forlængelse heraf, jo bedre samarbejdsevne vil teamet opnå. Teamet skal nå til enighed om, hvilke resultater, de skal nå – nu og i fremtiden. De skal opstille deres egne mål og visioner for deres indsats, som både omfatter de mål, der har med ”produktionen” og resultaterne at gøre, og også de mål, der har med teamets funktion, vedligeholdelse og udvikling at gøre.
Jo bedre teamet har fastlagt og kan håndtere Regler, værdier og normer, jo mere kan teamet koncentrere sig om at nå målet. Behovet for leveregler vil være meget forskellige fra det ene team til det andet, men nogle vigtige områder kan fx være valg af kommunikationsmedier, svartider og deadlines, forebyggelse af konflikter og konflikthåndtering, feedbackkultur, mødekultur mm.
Jo bedre teamet kender egne og andres Roller og forstår at udnytte den enkeltes præferencer, ressourcer og kompetencer, jo højere kvalitet kan opnås i forhold til at nå målene, skabe resultater og sikre tilfredshed og udvikling. Her kan persontypeværktøjer som fx Jungs Type Index eller GARUDA’s Fokusprofil være en god indgangsvinkel til hurtigt at ”skrælle lagene af” og skyde genvej til gensidig indsigt gennem fælles sprog og forståelse for forskelligheder. Teamet skal bevidstgøre sig om, hvad der er vigtige roller og teamfunktioner, hvem der kan håndtere dem, hvad der er vigtige fagligheder og ressourcer for teamet, og hvem der har dem.
Teamets Relationer er den sammenhængskraft, der holder det hele sammen. Jo bedre teamet er til at skabe og vedligeholde relationer, så hver enkelt medarbejder trives og udvikles, jo bedre vil arbejdsklimaet være, og jo højere vil den sociale kapital blive. For et team, der er spredt i mindre grupper på flere lokationer, kan det handle om at undgå dannelse af interne alliancer og subkulturer og i stedet skabe et ligeværdigt, åbent miljø præget af tillid, retfærdighed og samarbejde.
Hvis du vil vide mere om 5R, kan du starte med at ringe eller skrive til mig og byde mig på en kop kaffe. Vi ses 🙂
